Numéro 1 - Juillet 2016

Au sommaire :

L'organisation du RESIC

Novaciel, le projet de mutualisation des infrastructures serveurs

La télé-présence : un nouveau mode de communication entre les services de l’État ?

L'accompagnement à la refonte des Systèmes d’Informations Documentaires des entités

L'organisation du RESIC

Le 17 avril 2016, le RESIC a fêté ses 4 ans de création. L'occasion de faire un point sur son origine, ses membres et ses missions interministérielles.
En 2009, avec la réforme de l'administration territoriale de l'Etat (RéATE), les préfets de région ont accéléré le processus de mutualisation des services placés sous leur autorité. Les fonctions supports SIC ont pris un premier virage avec la création des Services Départementaux des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC). Dans le Rhône, le SIDSIC est devenu RESIC, fort du réseau existant entre la Préfecture, les trois DDI (DDT, DDPP, DDCS) et la DRAAF.
Missions du RéSIC : Avant tout, conduire et mettre en œuvre les politiques SIC de l’État dans le département, sous l'autorité locale du Préfet et avec le concours national de la Direction Interministérielle du Numérique des Systèmes d'Information et de Communication (DINSIC), direction rattachée directement aux services du Premier Ministre. Les activités du RESIC s'orientent autour de quatre grandes missions : la stratégie, l’ingénierie, le support aux utilisateurs et les affaires générales.
Organisation du RéSIC : le RESIC se structure autour de deux sites majeurs : le Site Préfecture (Préfecture et sous-préfecture / Moncey / services annexes) et le Site Garibaldi (DDT / DDPP). Côté administratif, le bureau des affaires générales est chargé de gérer le budget SIC (près d'un million d'euros annuel), suivre les dossiers administratifs de l'ensemble des agents du service et piloter les équipes du standard téléphonique de la préfecture (10 agents en rotation H24 / 7 jours sur 7).
Équipe du RéSIC : Composé de 37 agents dont 80% interministériels placés sur le BOP 333, les agents du RESIC sont par la plupart issus d'une filière technique à dominante SIC. Mais il existe aussi des agents administratifs, (2 adjoints administratifs et 1 attaché), en charge de la gestion des affaires générales (cf. organigramme du RESIC ci-dessous).

Retour au sommaire

Novaciel, le projet de mutualisation des infrastructures serveurs

Novaciel pour Nouvelle Organisation et Valorisation des Centres Informatiques de l'État à Lyon
L'obsolescence avancée d'une grande partie des serveurs du périmètre du RéSIC (Préfecture, DDT, DDPP, DDD de la DRDJSCS) et la stratégie de mutualisation de l'état ont amené le service à lancer une étude préalable de mutualisation de l'infrastructure sur les aspects techniques comme batimentaires. Cette étude menée avec l'aide de la société SPIE ICS à permis de choisir le scénario suivant :
Cette architecture, qui permet une réelle continuité informatique quelques soient les pannes, offre des caractéristiques novatrices telles que la salle miroir dans un container sécurisé et déplaçable en fonction de la stratégie immobilière de l'état à Lyon, l'utilisation massive des technologies de virtualisation sur les serveurs comme sur les postes de travail, la centralisation de l'administration et du support ainsi que l'utilisation d'architecture de serveurs permettant une grande flexibilité en fonction de l'augmentation ou la diminution des charges informatiques (intégration ou retrait d'entités).
Le projet, conforme aux prévisions initiales, va entrer dans une période de consultation (publication de l'Appel d'Offres d'ici à fin juin) pour un choix avant la fin de l'année 2016 et une mise en service dans le premier semestre 2017 pour les Ddi et dans le second semestre pour la Préfecture.
FOCUS sur le bureau virtuel
Non, le bureau virtuel n'est pas synomyme de terminal léger ! Le bureau virtuel est une technologie qui permet de mettre sur un serveur (centralisé, sécurisé et sauvegardé) les programmes, la messagerie et les dossiers d'un utilisateur. Le bureau virtuel est accessible depuis tout type de machines (les PC, les portables, les tablettes, les terminaux légers… et même les smartphones)et les informations qui transitent sur le réseau sont les actions claviers et souris et l'image de l'écran (ce qui diminue d'au moins 10 fois le débit nécessaire par rapport à un bureau standard d'un poste de travail).
FOCUS sur le Terminal léger
Un terminal léger, dans ces dernières génération, est une machine identique à un PC hormis le disque dur qui est remplacé par une carte Flash (appelé aussi SSD). En fonction des obligations de sécurité des ministères, le terminal léger peut, comme un PC dans un réseau, être paramétré pour autoriser ou non l'audio et la video, autoriser ou non l'utilisation des ports USB.

Retour au sommaire

La télé-présence : un nouveau mode de communication entre les services de l’État ?

Clermont-Ferrand, Moulins, Aurillac, Le Puy-en-Velay… Ces quatre préfectures composent désormais la carte de notre nouvelle région administrative Auvergne Rhône-Alpes. Les services de l'État des deux anciennes régions vont donc être amenés, de plus en plus, à travailler ensemble et à consolider leur lien de collaboration sur des sujets aussi transverses que l'urbanisme, les installations classées ou encore la politique de l'emploi.
Mais lorsque vous êtes agent à Clermont-Ferrand, comment intervenir facilement à 09h30 dans une réunion à Moulins lorsque vous êtes attendu à 11h00 pour une réunion à Aurillac et à 15h pour une réunion avec la SGAR à Lyon ? En d'autres termes, comment être physiquement présent à un endroit et virtuellement ailleurs ?
Plusieurs solutions sont déjà aujourd'hui proposées par les SIDSIC :
  • l'audio-conférence, pratique mais peu utile si l'agent souhaite projeter un document
  • la visio-conférence, ergonomique mais limitée au nombre de salles visio disponibles
Conscients de ces difficultés émergentes, les experts SIC de la région se penchent actuellement sur les avantages et les inconvénients de chacun des systèmes. Dans le cadre du groupe de travail SIC organisé par le SGAR Auvergne Rhône-Alpes, le RESIC a été sollicité par le Préfet de Région pour expérimenter un tout nouveau système de communication : la télé-présence.
Ce nouvel outil de communication s'appuie sur une infrastructure sophistiquée (un robot) pour créer une interface de communication virtuelle entre l'agent et ses collaborateurs situés à distance. L'objectif: rendre les communications plus fluides, plus personnelles et donc plus conformes à la réalité. Basée sur une technologie mobile, innovante et ludique, cette nouvelle méthode de communication est présentée comme une alternative aux visio-conférences.
Le 02 mai 2016, sur demande du Préfet de Région, le RéSIC a donc organisé l'expérimentation du robot BEAM dans les salons de la préfecture (cf illustration). Une mise en situation a été effectuée dans les grands salons, dans l'optique du comité d'administration régionale (CAR) qui réunit l'ensemble des préfets, des directeurs et chefs de services Auvergne Rhône-Alpes. Piloté depuis une salle annexe, le BEAM est venu remplacer, à la table  du CAR, un directeur régional absent. Le test ayant été concluant, Michel DELPUECH a souhaité poursuivre l'expérimentation courant juin en Auvergne, entre Clermont, Aurillac et Moulins.
Même si ce système de télé-présence s'avère intéressant, il présente toutefois des limites :
  • usage : 1 robot = 1 agent, il n'est donc pas possible d'intervenir à plusieurs via le robot
  • coût : le robot BEAM proposé par la société AWABOT reste aujourd'hui encore onéreux
  • fonctionnement : pour ses déplacements, le robot a besoin d'une couverture WIFI optimale
  • sécurité : les serveurs BEAM sont situés à l'étranger, ce qui est contraire aux exigences SSI de l'État
Un rapport définitif sera remis prochainement au Préfet de Région par le groupe de travail SIC afin de comparer les différents outils et envisager une harmonisation régionale des modes de fonctionnement.

Retour au sommaire

Prestation d’ingénierie du RéSIC :
L’accompagnement à la refonte des Systèmes d’Informations Documentaires des entités

L'évolution des organisations, les redéploiements dans le temps des missions de nos structures, mais aussi l'absence de politiques d'archivage des fichiers, font que les arborescences et les droits d'accès sur les fichiers des services finissent par être quasi inexploitables. A titre d'exemple, nous avons trouvé jusqu'à 27 niveaux d'arborescence dans certaines entités et globalement toujours plus de 60 % des fichiers ont plus de 3 ans et seraient candidats à l'archivage en ligne.
L'archivage en ligne consiste à tranférer les fichiers anciens vers des unités moins performantes (en terme de temps d'accès) mais aussi moins coûteuses tout en utilisant des technologies garantissant la conservation des données.
Le nombre élevé de niveaux d'arborescence multiplie le nombre de clics pour atteindre un document et devient une perte de temps pour l'utilisateur.
Le RéSIC propose aux entités du périmètre un accompagnement dans leur projet de remise en ordre de leur Système d'Information Documentaire.
Les objectifs d'un projet de réorganisation du SI documentaire sont :
  • Déterminer l'architecture la plus adaptée à l'organisation et la plus souple vis à vis de l'évolutivité des missions, ainsi que les habilitations d'accès conséquentes,
  • En déduire les besoins technologiques tant en termes de capacité que de fiabilité (sauvegardes/restaurations) et de pérennité (archivage des données) du système d'information,
  • Documenter la nouvelle architecture (charte de nommage qui s'appliquera à l'ensemble des services, guide de référencement), éventuellement mettre en place des outils permettant de migrer de l'ancienne architecture vers la nouvelle,
  • Suivre et accompagner le travail de reclassement.
La DDPP a été la première entité à lancer son projet. Le projet à la DDT est en cours et, c'est le second objectif du plan d'action 2016 de la Préfecture pour le périmètre Préfecture et Cabinet du Préfet.
Les étapes du projet Préfecture sont :
  • Lancement du projet (Comité de direction -désignation du Groupe de Travail- planning),
  • Audit et analyse de l'existant (Interview des Directeurs et des chefs de services),
  • Organisation du plan de classement général (Groupe de travail),
  • Organisation des habilitations (Travail en commun avant de fixer les habilitations avec le Groupe de Travail),
  • Rédaction du cahier des charges des besoins en stockage, sauvegarde, archivage,
  • Rédaction des documents de référence tels que la charte de nommage, le guide de référencement, etc.
  • Point sur l'avancement du travail d'inventaire et de reclassement des documents existants.
Ce projet démarre au mois de Juin 2016.

Retour au sommaire